Lekcja: Projektowanie struktury bazy danych w programie Access

Wprowadzenie

Microsoft Access to narzędzie do tworzenia i zarządzania bazami danych, które pozwala na projektowanie relacyjnych struktur danych, tworzenie formularzy, kwerend i raportów. Aby skutecznie wykorzystać Access, kluczowe jest zrozumienie podstaw projektowania struktury bazy danych.

1. Co to jest struktura bazy danych?

Struktura bazy danych to sposób organizacji danych w ramach systemu. Składa się z tabel, pól, relacji i innych obiektów, które wspólnie umożliwiają efektywne przechowywanie i zarządzanie danymi.

W bazach relacyjnych, takich jak Access, dane są przechowywane w tabelach, które są ze sobą powiązane za pomocą kluczy.

2. Etapy projektowania struktury bazy danych

Projektowanie bazy danych w Access powinno przebiegać w kilku etapach:

a) Analiza wymagań

• Zidentyfikuj, jakie dane będą przechowywane.
• Zrozum, jakie procesy biznesowe będą wspierane przez bazę.
• Określ użytkowników i ich potrzeby.

Przykład: W systemie bibliotecznym dane mogą obejmować książki, czytelników i wypożyczenia.

b) Identyfikacja encji i atrybutów

• Encje: Główne obiekty, które mają być przechowywane w bazie (np. Książka, Czytelnik, Wypożyczenie).
• Atrybuty: Szczegóły związane z encjami (np. Tytuł książki, Imię czytelnika, Data wypożyczenia).

c) Normalizacja

Normalizacja to proces organizacji tabel w celu uniknięcia redundancji danych i zapewnienia ich spójności.

• Pierwsza forma normalna (1NF): Dane w tabelach powinny być podzielone na najmniejsze możliwe jednostki.
• Druga forma normalna (2NF): Wszystkie kolumny niekluczowe muszą zależeć wyłącznie od klucza głównego.
• Trzecia forma normalna (3NF): Usuwamy zależności przechodnie, czyli atrybuty niekluczowe nie powinny zależeć od innych atrybutów niekluczowych.

d) Tworzenie modelu relacji

Na podstawie zidentyfikowanych encji tworzysz relacje między tabelami:

• 1 do 1: Jeden rekord w tabeli A odpowiada jednemu rekordowi w tabeli B.
• 1 do wielu: Jeden rekord w tabeli A odpowiada wielu rekordom w tabeli B.
• Wiele do wielu: Relacja wymaga tabeli pośredniej (np. Tabela "Wypożyczenia" łącząca Książki z Czytelnikami).

3. Tworzenie bazy danych w Access

a) Projektowanie tabel

1. Otwórz Access i utwórz nową bazę danych.
2. W zakładce Tabela utwórz tabelę dla każdej encji.
3. Dodaj pola dla każdego atrybutu encji (np. IdentyfikatorKsiążki, Tytuł, Autor).
4. Ustaw typy danych (np. Tekst, Liczba, Data/Godzina).
5. Wybierz klucz główny dla każdej tabeli (pole unikalne, np. IdentyfikatorKsiążki).

b) Tworzenie relacji

1. Przejdź do zakładki Relacje.
2. Połącz tabele, definiując relacje za pomocą pól kluczy głównych i obcych.
3. Włącz opcję "Wymuszaj więzy integralności", aby zapobiegać błędom danych.

c) Testowanie struktury

Po zdefiniowaniu struktury bazy danych:

• Dodaj przykładowe dane.
• Stwórz kwerendy, aby sprawdzić poprawność działania bazy.
• Upewnij się, że relacje są poprawne, a dane nie są powielane.

4. Przykład struktury bazy danych

System Biblioteczny

• Tabela: Książki
  • IdentyfikatorKsiążki (klucz główny)
  • Tytuł
  • Autor
  • RokWydania
• Tabela: Czytelnicy
  • IdentyfikatorCzytelnika (klucz główny)
  • Imię
  • Nazwisko
  • Adres
• Tabela: Wypożyczenia
  • IdentyfikatorWypożyczenia (klucz główny)
  • IdentyfikatorKsiążki (klucz obcy)
  • IdentyfikatorCzytelnika (klucz obcy)
  • DataWypożyczenia
  • DataZwrotu

Relacje:

• Książki ↔ Wypożyczenia (1 do wielu)
• Czytelnicy ↔ Wypożyczenia (1 do wielu)

5. Dobre praktyki

• Używaj znaczących nazw pól i tabel (np. "IdentyfikatorKsiążki" zamiast "ID").
• Regularnie wykonuj kopie zapasowe bazy danych.
• Dokumentuj strukturę bazy (np. diagram relacji).

Podsumowanie

Projektowanie bazy danych w Access to proces, który wymaga zrozumienia danych i ich relacji. Stosowanie zasad normalizacji oraz dobrze zaprojektowane relacje pozwalają na efektywne zarządzanie danymi i unikanie błędów. Access, dzięki swoim narzędziom graficznym i prostemu interfejsowi, ułatwia wdrożenie i zarządzanie bazami relacyjnymi.