Raporty w MS Access

Lekcja: Raporty w MS Access

Baza na raporty

Wprowadzenie do raportów w MS Access

Raporty w MS Access służą do prezentowania i drukowania danych w czytelnej formie. Umożliwiają one wyświetlanie informacji pochodzących z tabel i kwerend w układzie odpowiednim do analiz, wydruków czy podsumowań. Dzięki raportom można tworzyć zestawienia, faktury, listy czy wykresy, a także grupować dane według różnych kategorii.

Raporty w MS Access oferują wiele funkcji, takich jak:
✅ Automatyczne grupowanie i sortowanie danych
✅ Możliwość dodawania obliczeń i podsumowań
✅ Formatowanie wyglądu (nagłówki, stopki, podział na sekcje)
✅ Osadzanie elementów graficznych i obiektów

Tworzenie raportu za pomocą kreatora raportów

Jednym z najprostszych sposobów na stworzenie raportu jest użycie kreatora raportów. MS Access prowadzi użytkownika krok po kroku przez proces tworzenia raportu na podstawie tabeli lub kwerendy.

1️⃣ Uruchomienie kreatora raportów

Aby utworzyć raport, wykonaj następujące kroki:

  1. Otwórz bazę danych MS Access.
  2. Przejdź do zakładki Tworzenie.
  3. Kliknij Kreator raportów.
  4. Wybierz tabelę lub kwerendę, na podstawie której chcesz utworzyć raport.
  5. Dodaj pola, które mają być uwzględnione w raporcie.
  6. Kliknij Dalej.

Sortowanie i grupowanie danych w raporcie

Raporty w MS Access pozwalają na sortowanie oraz grupowanie danych, co umożliwia lepszą organizację i prezentację informacji.

2️⃣ Sortowanie danych w raporcie

Podczas tworzenia raportu można określić sposób sortowania danych według wybranego pola.

  • Możesz sortować dane rosnąco (od A do Z, od najmniejszej do największej wartości)
  • Możesz sortować dane malejąco (od Z do A, od największej do najmniejszej wartości)

Jak dodać sortowanie w kreatorze raportów?

  1. W kreatorze raportów wybierz opcję Sortowanie i grupowanie.
  2. Wybierz pole, według którego dane mają być sortowane.
  3. Określ kolejność sortowania (rosnąco lub malejąco).
  4. Kliknij Dalej, aby przejść do kolejnych opcji.

Przykład:
Jeśli tworzysz raport o studentach i chcesz posortować ich według nazwiska, wybierz pole Nazwisko i zaznacz Sortowanie rosnące.

3️⃣ Grupowanie danych w raporcie

Grupowanie danych pozwala na organizację rekordów według wybranego pola, co jest szczególnie przydatne w przypadku raportów podsumowujących, np. podział pracowników według działów.

Jak dodać grupowanie w kreatorze raportów?

  1. W kreatorze raportów wybierz opcję Grupowanie danych.
  2. Wskaż pole, według którego chcesz grupować dane (np. Dział, Kategoria).
  3. Jeśli chcesz dodać kolejne poziomy grupowania, wybierz Dodaj grupowanie.
  4. Kliknij Dalej, aby przejść do kolejnych opcji.

Przykład:
Jeśli tworzysz raport o pracownikach i chcesz ich pogrupować według działów, wybierz pole Dział jako główne kryterium grupowania.

Dodawanie podsumowań w raporcie

Raporty mogą zawierać różne obliczenia, np. suma, średnia, liczba rekordów. MS Access automatycznie może generować podsumowania dla każdej grupy danych.

4️⃣ Definiowanie opcji podsumowania

  1. W kreatorze raportów zaznacz opcję Opcje podsumowania.
  2. Wybierz funkcję podsumowującą:
    • Suma – sumuje wartości w danej kolumnie (np. suma wynagrodzeń w danym dziale).
    • Średnia – oblicza średnią wartość.
    • Maksimum / Minimum – wyświetla największą lub najmniejszą wartość.
    • Licznik – liczy liczbę rekordów w grupie.
  3. Kliknij Zakończ, aby zakończyć kreatora i wygenerować raport.

Przykład:
Jeśli tworzysz raport o sprzedaży i chcesz dodać podsumowanie wartości sprzedaży dla każdego regionu, wybierz funkcję Suma dla pola KwotaSprzedaży.

Dostosowywanie raportu po jego utworzeniu

Po wygenerowaniu raportu można go edytować w widoku Projekt lub Układ.

5️⃣ Modyfikowanie wyglądu raportu

  • Możesz zmieniać nagłówki, stopki oraz formatowanie tekstu.
  • Możesz dodawać elementy graficzne, np. logotyp firmy.
  • Możesz dostosowywać szerokość kolumn i układ pól.

Jak edytować raport?

  1. Przejdź do zakładki Widok.
  2. Wybierz Widok projektu lub Widok układu.
  3. Kliknij na element raportu, który chcesz zmienić.
  4. Użyj opcji formatowania dostępnych na pasku narzędzi.

Podsumowanie

✔ Kreator raportów w MS Access pozwala na szybkie tworzenie raportów z tabel i kwerend.
✔ Sortowanie i grupowanie danych umożliwia lepszą organizację informacji.
✔ Opcje podsumowania pozwalają na dodanie automatycznych obliczeń, np. sum czy średnich.
✔ Raport można dostosować po jego utworzeniu, zmieniając wygląd i dodając nowe elementy.

📌 Raporty są kluczowym narzędziem w Accessie, pozwalającym na generowanie przejrzystych zestawień danych! 🚀